Hvordan skrive et godt autosvar?

Manpower-logo

Her er seks gode tips til hvordan du skriver bedre autosvar på epost.

Før du bytter ut dressen med nissedrakten og kjører hjem til jul, bør du informere kolleger og andre om du tar ferie og ikke er tilgjengelig.

Det vanlige er å skrive et såkalt autosvar på epost, også kalt en fraværsmelding. Det er mange måter å gjøre det på, men det viktigste er å være tydelig og profesjonell. Du vil ikke at mottakeren skal stå igjen med ubesvarte spørsmål.

Her er noen tips til hvordan du bør skrive autosvaret ditt.

Skriv kort

Et autosvar blir som regel ikke lest, men noen ganger inneholder det informasjon mottakeren trenger. Sørg for at den er lett å finne. Få ting er mer irriterende enn å måtte pløye gjennom noens livshistorie for å finne et telefonnummer.

Skriv når du er tilbake

I de fleste tilfeller er dette det eneste mottakeren lurer på. Sørg for at det kommer tydelig frem.

Les mer: Alle er litt bedragere

Vær formell og grundig

Autosvaret skal ikke bare passe til kollegaen ved nabobordet som du har en fleipete tone med, men også til toppsjefen eller en kunde. Derfor er det viktig at autosvaret er saklig og formelt. Like viktig er det at du leser nøye gjennom, og kontrollerer at det ikke er skrivefeil noe sted.

Ikke skriv at du leser epost sporadisk

Det skaper usikkerhet hos mottakeren. Når kan de egentlig forvente et svar fra deg? Dessuten legger det press på deg om å svare. Ferien er til for å ta det med ro, ikke for å lese epost. Hvis det ikke er et alternativ å logge helt av, er det bedre å oppgi en alternativ kontaktmåte for ting som virkelig haster.

Hvis du har noen å henvise til – gjør det

Verden stopper ikke opp selv om man er på ferie. Problemer oppstår selv i ferietider, så hvis du har noen å henvise til for akutte tilfeller, gjør det. Husk å sjekke av med personen du henviser til for å forsikre deg om at vedkommende er tilgjengelig imens du er borte.

Les mer: Slik presterer du bedre på jobb

Ikke glem en engelsk versjon

Har du kontakt med mennesker utenfor Norge, bør du også skrive autosvaret ditt på engelsk.

Eksempel på autosvar

Hei,

Takk for eposten din. Jeg har for tiden juleferie, og er ikke tilgjengelig på epost.

Jeg er tilbake 7. januar.

Dersom det haster, vennligst kontakt fiktiv.kollega@arbeidsom.no.

God jul!

Hilsen Bloggforfatteren